Samen met het team van Moneybird ontwikkelde ik de boekhoudcoach, een hulpmiddel om sneller en makkelijker de boekhouding te kunnen doen.
Bij Moneybird maken ze gebruik van verschillende systemen om informatie in te winnen over de behoeften van gebruikers. Via het intranet bekeken wij tegen welke problemen gebruikers aanliepen en eventueel hoe dit verbeterd kon worden. Gebruikers kunnen ons feedback geven via het support center binnen de software, e-mail en sociale media. Aan de hand van deze informatie kunnen wij bepalen aan welke features wij gaan werken.
Moneybird werkte destijds met een takensysteem die het mogelijk maakte om te communiceren met je adviseur of hielp allerlei taken te doen in je boekhouding. Aan de hand van verkregen feedback miste gebruikers overzicht bij het prioriteren en afronden van taken in dit systeem.
Dit kwam met name doordat het aantal taken heel snel opliep. Dit demotiveerde gebruikers om de taken af te ronden, waaronder belangrijke taken die door adviseurs werden toegewezen.
Tijdens dit project stelden we onszelf de volgende vraag: hoe zorgen we ervoor dat gebruikers en adviseurs meer kunnen halen uit het takensysteem en daardoor makkelijker de boekhouding up-to-date houden?
Aan de hand van brainstorms en schets sessies met het team werkten wij een aantal pijlers uit hoe wij de gebruiker het beste konden helpen.
Binnenkomende mailtjes en telefoontjes kunnen ervoor zorgen dat je de draad kwijtraakt tijdens het boekhouden. Zorg ervoor dat gebruikers sneller hun flow in Moneybird kunnen herpakken na afleidingen.
Gebruikers geven aan dat ze moeite hebben met processen zoals de btw-aangifte en jaarafsluiting. Zorg ervoor dat ze een duidelijk stappenplan hebben om mee te werken.
Er zijn redelijk wat gebruikers in Moneybird die ervaren zijn met de software of meester zijn geworden in hun eigen werkmethode. De boekhoudcoach is een hulpmiddel en mag deze gebruikers niet in de weg staan als zij er geen gebruik van willen maken.
De boekhoudcoach ontwikkelden wij in meerdere iteraties. We gebruikten schetsen op papier, whiteboards, Balsamiq-prototypes, Sketch-prototypes en Principle.
De coach deelden wij op in een hoofdscherm en als een laag bovenop Moneybird. Het hoofdscherm helpt je om je taken te kiezen, terwijl de laag in de rest van Moneybird dient als geheugensteun waar je mee bezig bent en wat jouw voortgang is bij deze taak.
Moneybird is toegankelijk via desktop en mobiel, dus moest de feature op beide platformen toegankelijk zijn.
De interface testten wij eerst intern met Moneybirders. Daarna rolden wij de feature uit als bèta voor bestaande en nieuwe gebruikers. Om te bekijken of we op de goede weg zaten hielden we feedback en statistieken van de coach bij in het intranet.
De eerste versie van de boekhoudcoach bevatte de meest essentiële functionaliteiten om als gebruiker mee aan de slag te kunnen. Na de bèta rolden wij de feature in stappen uit naar alle gebruikers.
Gebruikers doen routine-taken (denk aan het controleren van documenten) en voorbereidingen meer zelfstandig, waardoor de adviseur meer tijd over heeft om de complexe vraagstukken te behandelen.
Na lancering kwamen er geen klachten meer binnen over teveel taken in Moneybird. Het oude takensysteem dient nu uitsluitend als communicatiemiddel met adviseurs en voor foutmeldingen.
